von Peter Knappmann, 24.01.2018

Kennen Sie das auch? Ihr Schreibtisch, begraben unter einem riesigen Berg von Aufgaben. Wo fängt man da an?

Unterscheiden Sie zwischen Sachaufgaben und Managementaufgaben

Genau diese Aufgaben lassen sich in Sach- und Managementaufgaben unterscheiden. Dabei umfassen die sachlichen Aufgaben, die täglichen notwendigen Aufgaben, die den Fortlauf des alltäglichen Geschäfts gewährleisten, wie z.B. die tägliche Korrespondenz, aktuell laufende Projekte oder Geschäftstermine. Bei den Managementaufgaben handelt es sich dagegen um die Organisation, Kontrolle, Förderung und Entwicklung von Menschen im Unternehmen. Aber besonders, und darum geht es mir in diesem Blogpost, umfasst das Management die Aufgabe, dafür zu sorgen, dass Ziele vorhanden sind.  

Mit Zielen führen

Ziele haben einige Funktionen inne. Sie motivieren, geben Orientierung, helfen Aufgaben zu selektieren und mit Prioritäten zu versehen, sie koordinieren und ermöglichen uns letztendlich Ergebnisse zu überprüfen. Dabei müssen Ziele durchdacht, ausgearbeitet, diskutiert, präzisiert und brauchbar sein. Abhängig u.a. von der Art, Situation, Zweck und Geschichte der Unternehmung, kommt es dann auf die richtigen Ziele an. Zum einen sollten Ziele formuliert werden, die sich auf Menschen beziehen, und zum anderen sollte es Ziele geben, die mit Geld zu tun haben.

Das Führen mit Zielen stellt eine der wichtigsten Aufgaben eines jeden Managers dar. Dabei ist darauf zu achten, dass aus der Zielführung kein bürokratisches Programm gebastelt, sondern dass auf jeder Führungsebene die Zielführung nach demselben Prinzip stringent angewandt wird. Bei den persönlichen Jahreszielen geht es um die grundlegende Richtung des Unternehmens, die den Mitarbeitern mündlich sowie schriftlich mitgeteilt werden sollte. Denn besonders durch das schriftliche Festhalten der Ziele werden Missverständnisse vermieden und die spätere Leistungsbeurteilung vereinfacht. Folgende Punkte sollten Sie dabei beachten:  

1. Weniger ist mehr

Bei der Zielformulierung sollten Sie stets abwägen, ob eine bestimmte Aufgabe wichtig ist und welche Konsequenzen eintreten, wenn diese nicht erfüllt wird. Dieser Vorgang sollte Ihnen helfen eine überschaubare Anzahl an Zielen zu generieren. Denn wenige Ziele sind effektiv und ermöglichen eine bessere Konzentration auf spezifische Aufgaben.

Außerdem fällt es Ihnen somit leichter, die Prioritäten im Arbeitsalltag auf die Zielerreichung zu setzen und den Tageskram nebenbei zu erledigen. Werden allerdings zu viele Ziele zum Jahresbeginn festgelegt, stehen Sie am Ende des Jahres wahrscheinlich mit vielen halben Sachen da.  

2. Wenige Ziele, aber dafür große Ziele

Die Erreichung eines bestimmten Ziels kann eine große Bedeutung für das Unternehmen darstellen. Gerade diese großen Ziele entwickeln und motivieren Mitarbeiter und lassen Menschen ihre Grenzen überschreiten. Dabei stellt die Substanz der Aufgabe, des Jobs oder des Ziels die Quelle für Autorität, Direktion und Kontrolle dar, die den Mitarbeiter zum Ziel führt.  

3. Entledigung bisheriger Dinge

Die jährliche Zielsetzung sollte den Ort der Fokussierung darstellen, an dem Platz für Neues geschaffen wird. Dabei werden bisherige Gewohnheiten, Tätigkeiten und Aufgaben auf den Prüfstand gestellt und sich ihrer entledigt. Die Verschriftlichung dieses Ausmistens an Dingen, die man nicht mehr machen möchte, kann bei der Fokussierung auf die neuen Dinge helfen.  

4. Kein Ziel ohne Termin

Bei der Formulierung der Ziele, der Mittel und deren Maßnahmen darf ein Zeitfenster nicht fehlen. Je schwieriger Situationen sich darstellen, desto kurzfristigere Ziele müssen gesetzt werden, z.B. Wochen- oder Tagesziele.  

5. Planung der Ressourcen

Ziele mit einer größtmöglichen Präzisierung von Endzuständen, bedürfen einer Ressourcenplanung. Denn erst durch die Angabe von wichtigen Ressourcen wird die Formulierung und die letztendliche Erreichung des Ziels realistisch.  

6. Persönliche Ziele

Ziele werden erst präzise, wenn sie auf eine Person übertragen werden. Durch das Hinzufügen eines Namens werden Ziele individualisiert und Verantwortung personalisiert. Dennoch sollte genau überlegt werden, welche Mitarbeiter Ziele haben sollten und welche nicht. So wird das Zielsystem eines Unternehmens nicht mehr ernst genommen, wenn bis einschließlich des Portiers alle Mitarbeiter im Unternehmen Jahresziele verfolgen. Außerdem sollte bei unerfahrenen Mitarbeitern eine individuelle Anwendung von Zielen erfolgen, die eine Überprüfung der Ziele und deren Prioritäten vorsieht. Bei erfahrenen Mitarbeitern ist dagegen weniger Führungsaufwand notwendig, da diese sich bereits bewiesen haben.  

Die Managementaufgaben für Ziele zu sorgen und mit Zielen zu führen bestimmen die Effektivität, Wirksamkeit und Realisierung der langfristigen Ziele des Unternehmens sowie die Wirksamkeit Ihrer Mitarbeiter. Dabei gibt die Definition von Zielen vor, wann eine Arbeit zu leisten ist. Zudem verleiht sie bestimmten Aufgaben erst ihren Sinn und ihre Richtung.

Text: Lena Knappmann / Bild: AdobeStock