Digitale Zeiterfassung - Mehr als nur "Stunden schreiben"

von Christian Collin, 18.10.2017

Der Markt ist hart, optimierte Abläufe sind erforderlich, eine straffere Organisationen notwendig und an jeder Stellschraube muss gedreht werden.  Bei KNAPPMANN ist es uns wichtig, auch unsere Mitarbeiter dabei mitzunehmen.

Die Entscheidungsfindung - ein langer Prozess...

Seit Anfang dieses Jahres werden bei uns die Stundenzettel und Tagesberichte digital erstellt. Dies ist das Ergebnis eines rund eineinhalb Jahre dauernden Prozesses, in dem wir uns die Produkte der verschiedenen Anbieter vorführen ließen und Betriebe besuchten, die bereits mit der digitalen Zeiterfassung arbeiteten. Nach der Entscheidungsfindung wurden die notwendigen Schnittstellen zum Datenaustausch mit unserer Branchensoftware und dem GPS-Ortungssystem in unseren Fahrzeugen geschaffen und unsere Mitarbeiter darauf vorbereitet und geschult. Wir haben uns mit „galawork“ für eine cloudbasierte Lösung entschieden, die zum einen auf den Landschaftsbau perfekt zugeschnitten ist und zum anderen ein großartiges Controllinginstrument sein kann.

Und so funktioniert's

Jeder unserer gewerblichen Mitarbeiter gibt dabei über seinen persönlichen Account seine Stunden, unterteilt nach Rüst-, Fahrt- oder Arbeitszeit, Urlaub, Krankheit oder Schulung, selber ein und belastet die Baustelle auf der er gearbeitet hat. Da dies über jedes internetfähige Gerät möglich ist, haben wir unsere Baustellenleiter mit Tablets ausgerüstet und zusätzlich zwei Internetterminals im Unternehmen eingerichtet. Der jeweilige Bauleiter überprüft regelmäßig die Daten auf Plausibilität und gibt sie dann für die Lohnbuchhaltung und die Nachkalkulation frei.

Vereinfachte Baustellendokumentation

Zusätzlich zur Stundenerfassung erfolgt die Baustellendokumentation durch unsere Baustellenleiter über „galawork“. Somit können Bilder hochgeladen und dem Projekt direkt zugeordnet sowie Pläne und Dokumente abgerufen werden. Beispielsweise können nun die Pflegeberichte digital erstellt und per Mail zusammen mit Vorher-Nachher-Bildern direkt an den Bauherrn zur Unterzeichnung verschickt werden.

Direkte Zuordnung fördert Nachtragsmanagement

Bei der digitalen Erstellung der Tagesberichte können, neben der Eingabe der üblichen Daten, die Baustellenstunden den jeweiligen Positionen des Leistungsverzeichnisses oder den Bauarbeitsschlüsseln direkt zugeordnet werden. Daher kann der Vorarbeiter sofort sehen, ob eine Übereinstimmung der Leistung mit der Vorkalkulation vorliegt. Das schärft zum einen das Bewusstsein dafür, wo das Geld verdient oder mitgebracht wird und zum anderen werden außervertragliche Leistungen viel schneller erkannt und können über eine Nachricht an den Bauleiter in einen Nachtrag umgewandelt werden.

Mehrwert für die Kalkulation

Für mich, als Leiter der Kalkulation bei KNAPPMANN, hat das System noch einen weiteren entscheidenden Vorteil: Die Auswertung der positionsgenauen Belastungen bringt wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Angebote, da mit der Zeit echte, für unser Unternehmen gültige, Zeitansätze generiert werden.

Die Vorteile im Überblick

Zusammenfassend liegen die Vorteile einer digitalen Zeiterfassung klar auf der Hand:

  • Einsparung von Kapazitäten in der Lohnbuchhaltung

  • Höhere Transparenz für die Mitarbeiter, da sie jederzeit den Überblick über geleistete Stunden und ihr Arbeitszeitkonto haben

  • Der finanzielle Stand der Baustellen kann nahezu in Echtzeit betrachtet werden

  • Bessere Baustellendokumentation

  • Schärft das Bewusstsein der Vorarbeiter für die Wirtschaftlichkeit ihrer Baustellen

  • Außervertragliche Leistungen werden schneller erkannt

  • Es werden echte Zeitansätze für zukünftige Kalkulationen generiert

Die Digitalisierung insgesamt schreitet unaufhörlich voran. Wer diesen Zug verpasst, muss zwangsweise auf der Strecke bleiben. Die elektronische Zeiterfassung ist ein Schritt in die richtige Richtung.

Text: Lena Knappmann

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