Planung und Strukturierung von Zeit benötigt Zeit
von Peter Knappmann, 29.07.2020
Vervollständigen Sie den folgenden Satz: Zeit ist…
Zeit ist objektiv. Zeit ist Geld. Zeit ist knapp. – Die Zeit weiß nicht, was sie will. Wir empfinden sie als unterschiedlich schnell. Mal zieht sie sich in die Länge, mal rast sie an uns vorbei. Wir nehmen Zeit oftmals über Ereignisse wahr. Entsprechend empfinden wir, dass ein ereignisreicher Tag schneller verstreicht als ein ereignisarmer Tag. Zudem beeinflussen die Auswirkungen von Störungen des alltäglichen Lebens unsere Wahrnehmung von Zeit, unseren Gemütszustand und die persönlichen Umstände.
Wir sind umgeben von digitalen Tools, die uns helfen, Zeit zu sparen. Diese Tools sorgen gleichzeitig für eine Beschleunigung von Fortschritt, Kommunikation und unserer Arbeit. Die Produktivität steigt, nicht aber das Gefühl, über mehr Zeit zu verfügen. Nie zuvor wird mehr Agilität und Effizienz von uns verlangt als heute!
Wer hat schon wieder an der Uhr gedreht?
Zeit lässt sich nicht managen und beeinflussen, da sie immer gleich schnell bzw. langsam läuft. Sie setzt uns zunehmend unter Druck. Verschwenden wir sie, bedauern wir es. Wie können wir unsere Zeit sinnvoll nutzen? Wie überstehen wir schwierige Zeiten? Wie vermeiden wir unnötigen Druck?
„Ist die Zeit das Kostbarste unter allem, so ist Zeitverschwendung die allergrößte Verschwendung.“ – Benjamin Franklin
Zeit zu regulieren, bedarf des Talents Prioritäten zu setzen, Gelassenheit und sehr viel Selbstmotivation. Doch selbst die Planung und Strukturierung von Zeit benötigen Zeit!
Plan und Struktur mit der ABC-Analyse
Wenn Sie Ihren Arbeitstag mit Plan und Struktur angehen wollen, müssen Sie sich zunächst ein Zeitfenster blocken, in dem Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung auflisten. Die ABC-Analyse hilft, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen. Dabei sortieren Sie Ihre Aufgaben nach A) Persönlich und sofort erledigen, B) Terminieren und persönlich erledigen und C) Wenn möglich delegieren. Während Sie sich um wichtige und große Aufträge selbst und sofort kümmern sollten, können Sie im Voraus mitgeteilte Termine und Aufgaben planen. Die C-Aufgaben können je nach Dringlichkeit delegiert werden. Grundsätzlich gilt: Ihre Aufgaben dürfen aufgrund von Zeitmangel nicht leiden.
Im Privatleben können Sie diese Methode ebenfalls in abgewandelter Form anwenden. Überlegen Sie was Ihre Prioritäten sind. Was raubt Ihnen Zeit? Welche Dinge, die Ihnen nicht gut tun, nehmen zu viel Zeit in Anspruch? Haben Sie lästige Angewohnheiten, die Ihnen Zeit stehlen? Können Sie Dinge abgeben oder ganz beenden? Machen Sie sich Gedanken über die Nutzung Ihrer Zeitressourcen und entscheiden Sie sich bewusst für die Dinge, mit denen Sie Zeit verbringen möchten. Unser Leben ist zu kurz und wir haben zu wenig Zeit, um uns mit belanglosen Dingen oder solchen, die uns nicht gut tun, zu beschäftigen.
Text: Lena Knappmann / Bild: AdobeStock