Umgang mit Problemen und Herausforderungen in Teams

von Laura Knappmann, 31.10.2018

Wer kennt es nicht? Angefangen beim leidigen Thema Gruppenarbeiten in der Schul- und Studienzeit bis hin zu Projekt- oder Arbeitsteams im Job – ein schwarzes Schaf gibt es dabei immer. Die Ursache dafür liegt meistens an einem oder mehreren der folgenden Punkte:

  • Mangelhafte Kommunikation    
  • Unterschiedliche Zielsetzungen
  • Zwischenmenschliche Probleme         
  • Mangelhafte Einstellung

Die ersten beiden Punkte  sind auf die Organisation und Dynamik einer Gruppe zurückzuführen und deshalb (meistens) einfach zu lösen. Der dritte Punkt ist oft die Folge einer unstrukturierten Umsetzung der ersten beiden Punkte. Und der letzte Punkt kann das Problem eines individuellen Teammitglieds sein, das dieses auf die gesamte Gruppe überträgt – oder auch nicht.

Nun haben wir mögliche Problemquellen identifiziert und können uns den Herausforderungen widmen, die dadurch im Rahmen einer Teamarbeit verursacht werden. Denn neben zwischenmenschlicher Abneigung, können auch die Ziele und Aufgaben eines Teams dadurch gefährdet werden.

Kommunikation ist das A und O

Ein Team lebt von Kommunikation. Doch das ist auch das Problem, denn Kommunikation ist ein weites Feld und nahezu jeder versteht etwas anderes darunter und geht auch anders damit um. Was ist sonst der Grund, dass trotz scheinbar perfekter Kommunikation dennoch nicht jeder seine Aufgaben gemäß den Zielvorgaben erledigt oder Absprachen nicht eingehalten werden?

Auch wenn wir meinen, dass manche Dinge überflüssig zu erwähnen sind, sollten diese dennoch kommuniziert werden. Oft sind es nämlich unsere eigenen Gedanken, die uns betrügen. Denn meistens denkt der Mensch, dass alle in seiner Umgebung doch dieselben Gedanken haben müssen wie er selbst. Das ist ein Irrglaube, denn Kommunikation ist die Basis menschlicher Beziehungen und sollte immer und in jedem Fall passieren und vor allem auch sichergestellt werden.

Unterschiedliche Typen erfordern unterschiedliches Verhalten

Hinzu kommt, dass wir von unserem Typ und Wesen alle unterschiedlich sind und jeder anders auf bestimmte Formen der Kommunikation reagiert. Es ist also ebenfalls wichtig sich der Person gegenüber bewusst zu machen und zu versuchen sich auf dessen Bedürfnisse und Wünsche einzustellen.

Manche Menschen sind beispielsweise sehr strukturiert und sicherheitsorientiert. Bei diesen Menschen ist es wichtig, dass man sie nicht mit seinen Anliegen überfällt und mögliche Arbeitsanweisungen konkret formuliert. Ein anderer Typ Mensch ist das „Chaos in Person“ und stets innovativ und flott mit seinen Gedanken, aber ggf. auch schnell gelangweilt von Dingen, die nicht mehr herausfordernd sind. Bei diesen Menschen kommt man mit strukturierten Plänen und Checklisten nicht wirklich weit.  

Unterschiedliche Zielvorstellungen

In der Praxis sind diese Faktoren oft das Problem bei Teamarbeiten. Denn die Unterschiedlichkeit von Menschen und deren variierende Art und Weise zu kommunizieren wirkt sich auch auf die individuellen Zielvorstellungen aus. Teammitglieder stellen sich insgesamt zu wenig aufeinander ein und projizieren ihre eigenen Erwartungen an Leistung und Qualität auch auf andere Menschen.

Es ist also wichtig die Ziele einer Gruppenarbeit von vorneherein im Team abzustimmen. Um diese Abstimmung auch für jeden Typ Mensch verständlich zu machen, sollten Ziele u.a. SMART formuliert werden, d.h.          

  • Spezifisch          
  • Messbar          
  • Attraktiv         
  • Realistisch          
  • Terminiert

Individuelle Probleme

Ein SMART formuliertes Ziel sorgt i.d.R. nicht für Missverständnisse und sollte zum gewünschten Ergebnis führen.

Sollte dies nicht der Fall sein, dann scheinen die Probleme an anderer Stelle zu liegen. Beispielsweise kann es sein, dass ein Teammitglied private Probleme hat, die dafür sorgen, dass der Job von der Priorität in den Hintergrund rückt. In solch einem Fall ist es die Aufgabe des Teammitglieds die Gruppe darüber zu informieren, damit gemeinsam nach einer Lösung gesucht werden kann. Sollte sich das Teammitglied jedoch dazu nicht äußern, ist das ein Problem, welches die Gruppe nicht lösen kann.

Hier sollte, trotz Problemen, das Verantwortungsbewusstsein gegenüber dem Team vorhanden sein und die Situation von Seiten des betroffenen Teammitgliedes aktiv angesprochen werden. Jedes Teammitglied muss sich bewusst sein, dass es sich um eine Teamarbeit handelt, d.h. jeder steuert seinen Beitrag zum Gesamtergebnis bei – idealerweise auch jeder mit demselben Arbeitsaufwand.

Sollte dieser Beitrag, aus welchem Grund auch immer, nicht geliefert werden können, ist es die Aufgabe des betroffenen Teammitgliedes dies der Gruppe oder dem Vorgesetzten mitzuteilen, so dass eine Lösung gefunden werden kann.

Was macht ein Team aus?

Teamarbeit lässt sich demnach zusammenfassend anhand der folgenden Parameter definieren          

  • Zusammenarbeit der Teammitglieder          
  • Gemeinsames Gesamtziel          
  • Geteilte Verantwortung

Alle Punkte wurden bereits teilweise erwähnt und in den Gesamtkontext gestellt. Zum Abschluss möchte ich allerdings noch einmal auf das Thema Verantwortung eingehen. Denn neben der Zusammenarbeit und den gemeinsamen Zielen, ist die Verantwortung der wichtigste Parameter der Teamarbeit.

Abweichendes Verantwortungsbewusstsein

Leider kann das Verständnis von Verantwortung in der Praxis manchmal unterschiedlich sein. Zu Beginn einer Teamarbeit kristallisieren sich meist – unabhängig von einer formalen Teamstruktur – die sogenannten „Gruppenführer“ oder „Treiber des Geschehens“ heraus. Das ist nichts Verwerfliches, sondern ein guter und natürlicher Prozess in Teams, denn Teams brauchen immer einen oder mehrere, die das Gesamtprojekt und das Ziel stets im Blick haben und die Gruppe dahingehend koordinieren.

Alle anderen Teammitglieder sollten, auch wenn sie nicht das Gesamtteam koordinieren, dennoch das gleiche Verantwortungsbewusstsein für die Aufgaben und gegenüber den anderen Teammitgliedern zeigen. Dazu gehört die eigenverantwortliche Bearbeitung eines Teilbereichs gemäß der gemeinsam festgelegten oder vorgegebenen Ziele und der gewünschten Qualität, regelmäßige Updates über den eigenen Leistungsstand sowie vernünftige Kommunikation in der Gruppe.

Umgang mit dem „schwarzen Schaf“

Die meisten Teams funktionieren super und haben intern kaum Probleme. Dennoch möchte ich das berühmte „schwarze Schaf“, das es ab und an in Teams gibt, nicht totschweigen. Was ist also zu tun, wenn man es mit einem Kollegen zu tun hat, der nicht gut mit den anderen Teammitgliedern zusammenarbeitet, seine Aufgaben nur unzureichend erledigt und sich insgesamt vom Rest des Teams abkapselt?

Zum einen würde ich hier natürlich empfehlen zunächst innerhalb der Gruppe gemeinsam mit der betroffenen Person eine Lösung zu finden. Das Team muss sich dabei vor allem die Frage stellen, ob wirklich ausreichend kommuniziert wurde. Sind die vereinbarten Ziele jedem bekannt? Wurden Aufgaben klar strukturiert und übertragen? Wurden Fristen festgelegt? Gibt es regelmäßige Besprechungen? In den meisten Fällen werden Teamprobleme so schnell gelöst. Sollte dem nicht so sein, besteht immer noch die Möglichkeit einen Mediator oder den Vorgesetzten dazu zu holen.

Die eigene Einstellung

Unabhängig aller genannten Probleme und Herausforderungen, die in Teams auftreten können, ist meines Erachtens die eigene Einstellung das Wichtigste. Wir können uns noch so sehr über andere Menschen und deren Arbeitseinstellung ärgern – bringen wird es uns nichts. Wir werden dadurch nur frustriert und eigenen uns eine negative Haltung gegenüber Menschen an.

Ich finde das Wichtigste ist, die eigene Einstellung zu sich selbst und zum Leben.

Seid stets fokussiert, versucht gut zu kommunizieren, seid zuverlässig, haltet zusammen und übernehmt füreinander Verantwortung. Es gibt immer schwarze Schafe, aber das könnt ihr leider nicht ändern und ihr werdet nur glücklich, wenn ihre diesen Umstand akzeptiert und euch auf euch und euer eigenes Leben konzentriert.

Passend dazu möchte ich abschließend Goethe zitieren: „Erfolg hat drei Buchstaben: TUN!

Text: Laura Knappmann / Bild: Adobe Stock

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