von Peter Knappmann, 18.07.2018

Werkzeuge und Management-Tools haben eins gemeinsam, man muss ihre Handhabung erlernen und ihre Beherrschung üben. Wenn Sie mich fragen, was ich mehr bewundere – Talent oder Fleiß – da würde ich Ihnen antworten, dass mich Talent zwar beeindruckt, aber der Fleiß der Umsetzung und Beherrschung dieses Talents mich um einiges mehr beeindruckt. Denn allein diese Wirksamkeit führt zum Erfolg.
Es gibt in jedem Beruf essentielle Werkzeuge. Der Handwerker braucht seinen Hammer, um gute Arbeit zu leisten und der Maurer benötigt seinen Spachtel. Welche Werkzeuge benutzt bzw. sollte das Management benutzen? In dieser neuen Themenreihe möchte ich Ihnen einige Werkzeuge bzw. Instrumente einer wirksamen Unternehmensführung vorstellen und ihren unbedingten Einsatz verdeutlichen.

Das Meeting, die Besprechung, die Sitzung – es gibt sie in jedem Unternehmen und das meistens zu oft. Die Gründe der zu hohen Anzahl an Besprechungen liegen meistens bei unüberlegten und reflexhaften Sitzungen, die zunehmende Spezialisierung von Mitarbeitern und die immer kompliziertere Organisationsstruktur. Jedes neue Meeting führt dann wiederum zu einer Reihe weiterer Meetings, da Aufgaben üblicherweise verteilt werden und auch Nachbesprechungen erforderlich sind. Daher sollten Sie unbedingt eine Effektivität der Meetings anstreben und der automatischen Sitzungsmultiplikation Einhalt gebieten. Eventuell können Sie die Effektivität in Ihrem Team daran verbessern, sich vor jedem Meeting zu fragen, ob beispielsweise tägliche Sitzungen wirklich nötig sind.

Die Wirksamkeit von einer Besprechung liegt in der Vor- und Nachbereitung, denn dort passiert die eigentliche Arbeit. Eine mangelhafte Vorbereitung führt meistens zu ineffektiven Meetings. Aber auch die bestvorbereiteteste Sitzung verläuft nicht immer nach Plan. Daher müssen Sie auch immer ein gewisses Maß an Improvisation mitbringen. Die Aufgabe des Sitzungsleiters ist es, vorweg Vorschläge aufzunehmen und die Tagesordnung zu erstellen. Somit legt er den Grundsatz der Konzentration für jeden dort Anwesenden fest. Die Führungsaufgabe und die Verantwortung des Meetings liegt also beim Sitzungsleiter.

Welche Arten von Meetings gibt es? Die Einen finden in einem großen Rahmen statt und die Anderen umfassen nur einige Mitarbeiter. Da gibt es große, formelle Sitzungen, Routine-Sitzungen oder Teammeetings. Wobei letztere meistens am ineffektivsten sind, da die Routine und Erfahrung fehlt ein solches Meeting zu leiten. Selbst die Zusammenkunft von nur zwei Kollegen wird bereits als Meeting tituliert, welches tatsächlich das schlecht vorbereiteteste Meeting darstellt. Solche Meetings werden meistens mit Sätzen wie „..kann ich noch eben schnell..“ oder „..ich muss Sie kurz noch sprechen..“ einberufen. Wenn ein Mitarbeiter so auf Sie zukommt, brauchen Sie keine schriftliche Tagesordnung führen. Dennoch sollten Sie durch bestimmte Fragestellungen vorab klären, ob es sich um eine schnelle Information handelt oder um eine Entscheidungsfindung, die etwas mehr Zeit und Vorbereitung in Anspruch nimmt. Eine Politik der offenen Tür darf in keinem Fall zu einer offenen Einladung zu Ineffizienz ausarten. Durch bestimmte Fragestellungen halten Sie Ihre Mitarbeiter dazu an, sich auf Meetings vorzubereiten. Klar, von den tagesgeschäftlichen Meetings abzugrenzen, sind Meetings, in denen es um zwischenmenschliche Probleme geht. Für solche Sitzungen sollten Sie sonstige Pläne unbedingt umdisponieren und genügend Zeit einplanen. Denn eine solche Art von Problemen sollten nicht zwischen Tür und Angeln erledigen, sondern mit Zeit, Aufmerksamkeit und Geduld angehen.

Das Ziel von wirksamen Meetings ist es, Resultate zu erzielen. Tagesordnungspunkte, ob Standards, Dauerbrenner oder Allfälliges, müssen immer mit Maßnahmen versehen werden. Daher ist es Ihre Aufgabe als Sitzungsleiter klarzustellen, wer was bis wann zu erledigen hat. Festgehalten in einem Protokoll, sorgen Sie dann auch dafür, die Wiedervorlage zu organisieren und somit für Wirksamkeit zu sorgen. Wirksame Arbeit erfolgt durch die Protokollierung von Beschlüssen, Maßnahmen, Verantwortlichen und Terminen gemäß dem Motto nach Worten müssen Taten folgen. Die Mühe und Zeit, die in eine Besprechung gelegt wird, ist somit nicht umsonst. Es ist nicht nur Ihre Aufgabe Beschlüsse herbeizuführen, sondern diese auch nachzufassen sowie zu kontrollieren. Sie sichern sich somit den Erfolg, indem Sie den Fokus auf die Realisierung legen.

Text: Lena Knappmann / Bild: AdobeStock