Werkzeuge wirksamer Unternehmensführung (Teil 2) – Die schriftliche Kommunikation

von Peter Knappmann, 15.08.2018

Mit der Erfindung des Telefons wurde der schriftliche Austausch teilweise ersetzt. Was mit prägnanten und präzisen Nachrichten am Hörer begann, führte durch die abnehmenden Telefonkosten zu überflüssigem Geschwafel, auch im Geschäftsverkeh - Effizienz und Effektivität haben seitdem abgenommen.

Gewissermaßen gilt der Schriftverkehr als umständlich, zeitraubend und unmodern, was meiner Meinung nach allerdings gar nicht der Fall ist. Ob Bericht, Geschäftsbrief, Angebote oder Aktennotizen, richtig eingesetzt kostet die Schriftlichkeit nicht mehr Zeit, sondern spart Zeit. Sie macht uns unabhängig von der persönlichen Anwesenheit und gibt uns die Gelegenheit nachzudenken.

Mit diesem Blogbeitrag möchte ich Ihnen verdeutlichen, wie Sie Ihre schriftliche Kommunikation richtig und wirksam gestalten können.

Was wollen Sie beim Empfänger bewirken?

Gerade beim Bericht geht es vor allem darum, empfänger- und leserorientiert zu formulieren. Somit bleiben Sie nicht allein Autor, sondern transformieren zum Manager. Sie lösen die beabsichtigte Wirkung beim Empfänger aus, den Sie dadurch zur Aktion veranlassen. Wirksamkeit bedeutet hier, sich klar zu sein, wer der Empfänger ist und worauf er am ehesten reagiert.

So macht es beispielsweise einen Unterschied, ob Sie einem Juristen, Ingenieur oder Finanzexperten schreiben. Je nachdem gestalten Sie die Länge Ihres Berichts, setzen auf eine einfache oder komplexe Sprache, stellen das Wesentliche an den Anfang oder integrieren verschiedene Kommunikationsmittel wie Zahlen, Grafiken, oder Zeichnungen.

Klarheit, Prägnanz und Genauigkeit der Sprache

Die richtige Ausdrucksweise kann leider nicht als selbstverständlich vorausgesetzt werden und auch der Ausbildungsgrad ist hier nicht entscheidend. Sowohl die Grammatik, die Wortwahl, die Rechtschreibung als auch die Zeichensetzung – sie sind wichtige Bestandteile der persönlichen sowie organisatorischen Wirksamkeit und führen zu einer administrativen Professionalität.

Qualität und Form

Stichworte können Dinge gut zusammenfassen, verleiten den Empfänger aber auch dazu, beispielsweise den Bericht nur flüchtig zu lesen, was wiederum zu Fehlinterpretationen und Missverständnissen führen kann. Je schwieriger ein Sachverhalt ist, desto mehr sollten Sie auf Stichworte verzichten.

Ebenso sollte es auch nicht zwingend sein, zu jeder Schriftlichkeit gestalterische Elemente wie Abbildungen, Kästchen oder Pfeile zu verwenden. Solche Stilelemente sollten Logik und Ausdruck folgen und nur verwendet werden, wenn Sie keine langatmige Erklärung nach sich ziehen und das Grundverständnis beim Empfänger vorhanden ist.

Sie als Manager sind an Wirksamkeit interessiert und daher geht es Ihnen darum, dass mit Verschriftlichung die Kommunikation zu erleichtern. Falls es einer Kommunikation mit einem Geschäftspartner bedarf, rate ich Ihnen, sich vorher Gedanken über Ihre Wirkung zu machen. Und wenn Sie dann das nächste Mal zum Hörer greifen, kann eine zuvor abgefasste Notiz, auch zu einer effizienten und effektiven Kommunikation führen.

Was zählt ist Ihre Vorbereitung.

Text: Lena Knappmann / Bild: Adobe Stock

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